5 Cara Sistem Manajemen Mutu Mengurangi Biaya

Menurut American Society for Quality (ASQ), biaya kualitas buruk mencapai hingga 15% dari pendapatan organisasi. Cacat mencoret, mengelola kenang-kilah, perancangan ulang produk – semua ini berdampak pada produktivitas dan keuntungan.

Dengan meningkatnya sertifikasi mutu seperti ISO 9001, lebih banyak perusahaan mengambil pendekatan sistematis untuk mengurangi biaya kualitas. Langkah pertama adalah menerapkan Sistem Manajemen Mutu otomatis (QMS), yang mendorong penghematan biaya di banyak area. Dalam posting ini, kita akan melihat 5 dari area tersebut.

1. Resolusi Lebih Cepat

Mengatasi kejadian buruk sebelum menjadi masalah sistemik adalah kunci untuk mengurangi biaya. jelas masalah paling mahal adalah masalah yang tidak ditangani secara efektif sejak awal.

Bagaimana QMS memecahkan masalah dengan lebih cepat ?

Ini mengotomatisasi proses Corrective and Preventive Action (CAPA). Dari tinjauan terhadap akar penyebab, tindakan yang diambil dan tindak lanjut, QMS terus melakukan Tindakan Korektif yang terus berlanjut untuk memastikan bahwa masalah tidak terjerumus melalui celah.

Ini menunjukkan masalah mana yang harus ditangani terlebih dahulu. Saat Anda berurusan dengan daftar CAPA, penyaringan berbasis risiko memungkinkan Anda memprioritaskan pekerjaan Anda, mencegah penundaan yang mahal.

Visibilitas total memungkinkan Anda menentukan sumber masalah. QMS dapat mengintegrasikan banyak sumber data ke seluruh organisasi Anda, mulai dari Sistem Eksekusi Pabrikasi hingga data Manajemen Pemasok Anda. Visibilitas yang meningkat ini membuat lebih mudah untuk menemukan sumber masalah dengan cepat.

QMS memberi Anda cara sistematis untuk menyelesaikan masalah, mengurangi biaya dengan mencegah potensi masalah (Risk Based Thinking).

2. Manajemen Perubahan yang Efisien

Dalam ekonomi saat ini, kemampuan untuk berkembang diperlukan untuk mengikuti persaingan. Sayangnya, biaya dari setiap perubahan yang diajukan bisa menyulitkan perusahaan untuk tetap gesit.

Bagaimana Anda tahu Anda membuat pilihan yang tepat? Berapakah berbagai alternatif biaya? Bagaimana perubahan itu akan mempengaruhi area perusahaan lainnya?

QMS mengurangi ketidakpastian yang terlibat, dengan alat Manajemen Perubahan yang melacak biaya, menganalisis risiko yang terkait dengan pilihan yang berbeda dan membantu Anda merencanakan transisi yang mulus. QMS yang terintegrasi juga menyederhanakan hal-hal dengan menghubungkan proses terkait seperti Pelatihan Karyawan dan Pengendalian Dokumen.

3. Sedikit Kesalahan Operator

Anda tidak bisa meremehkan unsur manusia saat menangani masalah kualitas. Bagaimanapun, Anda bisa merancang sistem produksi paling canggih yang bisa dibayangkan dan masih memiliki masalah kualitas jika orang-orang Anda melakukan kesalahan

QMS yang terintegrasi membatasi probabilitas dan dampak kesalahan manusia dalam beberapa cara:

Meningkatkan program Pelatihan Karyawan. QMS memastikan karyawan Anda menerima pelatihan yang sesuai yang disesuaikan dengan lokasi, departemen dan peran mereka, juga memungkinkan Anda melacak hasil tes kemahiran.

Meningkatkan visibilitas. QMS terpadu memberi Anda data real-time dan peringatan otomatis, membantu Anda mencegah masalah sebelum terjadi.

Mengotomatisasi alur kerja. Dengan alur kerja yang dapat Anda sesuaikan dengan organisasi Anda, QMS membantu membakukan proses Anda dan memastikan permintaan dan tujuan penting terus bergerak.

4. Pengurangan Risiko Kontinyu

Analisis Risiko yang Efektif sangat penting untuk mengurangi biaya kualitas. QMS memungkinkan Anda membangun alat risiko ke dalam proses apapun,

Beberapa contoh:

Manajemen Audit. Audit menghasilkan satu ton data, sering mengarah ke daftar panjang item tindakan potensial. QMS dengan jelas menunjukkan item mana yang merupakan item berisiko tinggi (dan kemungkinan paling banyak memberikan kontribusi terhadap biaya kualitas), membantu Anda memprioritaskan tindak lanjut secara strategis.

Persyaratan Legislatif dan Regulatory. Saat menilai kepatuhan terhadap peraturan, perusahaan Anda mungkin memiliki beberapa celah yang perlu ditangani. QMS memungkinkan Anda mengidentifikasi kesenjangan berisiko tinggi sehingga Anda dapat memperbaikinya terlebih dahulu, memastikan Anda menghabiskan waktu dengan cara yang paling efektif.

Pelaporan. Kemampuan Pelaporan terpusat yang menggunakan risiko sebagai tolok ukur umum memungkinkan tim Anda membuat keputusan yang lebih tepat dan lebih strategis untuk mengurangi biaya kualitas.

Pengambilan keputusan berbasis risiko sangat penting untuk perbaikan terus-menerus, memberikan ukuran yang obyektif yang dapat Anda gunakan untuk menentukan apakah pekerjaan Anda telah mengurangi risiko pada tingkat yang dapat diterima.

5. Meningkatkan Kualitas Pemasok

Kualitas pemasok yang buruk merupakan pendorong utama kenaikan biaya. QMS terpadu mencakup alat Manajemen Pemasok yang memungkinkan Anda mengukur kinerja, berkomunikasi dengan pemasok dan membantu mereka memahami kebutuhan perusahaan Anda.

Bagaimana alat Manajemen Pemasok mengurangi biaya kualitas ?

Rating Pemasok Terperinci memungkinkan Anda dengan cepat mengidentifikasi pemasok dengan performa terbaik, dan juga memberi kontribusi terbaik terhadap biaya.

Ini  memungkinkan pemasok melihat Tindakan Korektif yang terbuka, membantu menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.

Alat pelaporan memberi Anda akses cepat ke data yang dapat Anda gunakan dalam negosiasi pemasok.

Mengurangi biaya memerlukan kemampuan untuk melihat ke dalam organisasi Anda, membantu Anda melihat lebih dalam untuk menemukan sumber masalah yang mendasarinya. QMS terpadu memberi Anda alat untuk melakukannya lebih cepat dan dengan presisi lebih tinggi.

GSM Certification merupakan Badan Sertifikasi ISO. Membantu Anda dalam Kepengurusan Sertifikasi ISO 9001