Tahapan Tahapan Untuk Mempersiapkan Internal Audit

Peran audit internal dalam evaluasi kinerja dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu (QMS) disorot dalam persyaratan ISO 9001: 2015. Ini adalah salah satu syarat yang harus dimiliki untuk memverifikasi bahwa proses sudah memenuhi peraturan yang direncanakan dan yang akan dicapai. Audit internal juga akan memberikan beberapa peluang untuk peningkatan proses bisnis perusahaan, dan jika menemukan bahwa sesuatu tidak terjadi seperti yang direncanakan, akan aada  kesempatan untuk memperbaikinya untuk masa depan.

Namun, ini tidak akan membuat departemen yang akan diaudit mengkhawatirkan apa yang akan ditemukan. Karyawan di suatu organisasi ingin melakukan pekerjaan dengan baik, dan meminta seseorang dari luar departemen mereka datang untuk melihat pekerjaan mereka yang dapat membuat sebagian orang khawatir. Sayangnya, meskipun tujuan audit internal adalah untuk memverifikasi kesesuaian, banyak orang berpikir bahwa seolah-olah mencari kesalahan. Akibatnya, mereka menjadi khawatir bahwa kesalahan kecil akan ditemukan dan menyebabkan masalah serius bagi mereka di tempat kerja.

Ingat bahwa proses audit internal adalah cara bagi auditor untuk meninjau suatu proses, membuat daftar periksa audit untuk proses, meninjau apa yang terjadi dalam proses untuk memverifikasi bahwa proses yang direncanakan dipenuhi, dan melaporkan temuan ketika audit selesai. Proses audit internal dimaksudkan untuk membantu proses Anda, dan memastikan karyawan Anda memahami ini akan menjadi penting dalam membantu mereka mempersiapkan audit internal.

Bagaimana cara mempersiapkan audit internal?

a. Komunikasikan pada setiap departemen cara kerja audit internal

Jika sebelumnya sudah pernah dilakukan audit, akan sangat membantu untuk mengingatkan setiap departemen bahwa audit internal ada untuk mengkonfirmasi kesesuaian dengan rencana proses, dan bahkan jika ada masalah yang ditemukan, ini adalah hanya kesempatan untuk melakukan koreksi dan memastikan bahwa prosesnya semakin kuat.

b. Refresh prosedur

Jika sudah memiliki prosedur terdokumentasi untuk setiap proses, kemungkinan di setiap departemen tidak akan menggunakan ini setiap hari. Ingat kembali di mana informasi dapat ditemukan, dan di mana catatan disimpan yang dapat membantu karyawan untuk merasa lebih siap ketika sebuah pertanyaan diajukan.

c. Jawablah dengan kemampuan terbaik

Auditor tahu bahwa orang bisa gugup, dan terkadang akan melupakan jawaban atas sebuah pertanyaan. Dapat diterima untuk mengatakan: “Saya lupa itu sekarang, tetapi di sini adalah tempat saya dapat menemukan informasi itu,” dan kemudian menunjukkan prosedur atau informasi lain yang diperlukan oleh auditor. Jika seorang karyawan tidak tahu jawabannya, jauh lebih buruk untuk membuat jawabannya seperti, “Saya tidak tahu, tapi saya bisa mencari tahu.”

d. Kesempurnaan bukanlah keharusan Ketika masalah ditemukan selama audit internal, cara yang paling efektif adalah membuat tindakan korektif. Ini berarti bahwa jika kesalahan kecil dibuat, itu bukan masalah yang berulang, bukan suatu akhir dari dunia. Semuanya masih dapat diperbaiki. Terkadang kesalahan terjadi, dan itu tidak masalah selama masih bisa diperbaiki.

e. Pastikan bahwa tindakan korektif bukan untuk mencari kesalahan Orang cenderung mengingat apa yang terjadi sebelumnya, jadi pastikan bahwa jika masalah ditemukan, itu dikoreksi, dan tindakan korektif diterapkan, tanpa menyalahkan atau menuding siapa pun. Untuk jangka panjang, pengalaman negatif di masa lalu mungkin adalah alasan mengapa mereka takut untuk memulai proses audit, jadi pastikan ini tidak terjadi dengan manajemen dan pada setiap departemen.

Pengetahuan adalah kunci untuk melawan rasa takut akan audit internal 

Satu-satunya cara untuk melawan kekhawatiran karyawan adalah dengan pengetahuan. Ajarkan pada setiap karyawan apa itu audit internal, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana setiap temuan ditangani. Berikan kepada karyawan beberapa pengetahuan lanjutan sehingga mereka tahu apa yang ingin diharapkan, dan bahwa tidak akan ada tuduhan terhadap mereka jika ketidaksesuaian ditemukan. Audit internal bukanlah pencarian untuk orang yang bersalah. Ini adalah waktu untuk memverifikasi bahwa semuanya berjalan sesuai rencana, dan jika tidak, maka koreksi akan dilakukan ke depan. Semakin banyak karyawan membantu untuk mempersiapkan, semakin baik informasi yang akan didapatkan dari audit internal dan untuk menemukan perbaikan berkelanjutan dalam proses. Peningkatan berkelanjutan adalah salah satu manfaat terbesar yang akan Anda dapatkan dari audit internal dan Sistem Manajemen Mutu.

Kami GSM Certification adalah salah satu lembaga sertifikasi terbaik diindonesia, kami dapat membantu perusahaan anda untuk mengantongi sertifiksi ISO