Internal Audit dalam ISO

internal audit

Audit Internal atau Internal Audit memiliki peranan penting dalam keberjalanan perusahaan. Pada era modern ini perkembangan Manajemen organisasi khususnya di perusahaan sangat memerlukan peran audit internal. Audit internal digunakan untuk mendukung keberjalanan manajemen perusahaan sebagai fungsi controlling yang menjamin perusahaan berjalan sesuai dengan perencanaan dan mengarah kepada tujuan.

Biasanya audit internal dilakukan oleh unit yang berada di dalam perusahaan yang memang ditugaskan untuk melakukan audit terhadap perusahaan yang bersangkutan. Pelaksana dari audit internal adalah auditor internal. Pelaksana dari audit internal atau auditor internal biasanya ada pada perusahaan besar dimana perusahaan tersebut memiliki struktur organsasi yang kompleks dengan berbagai tugas dan fungsi masing-masing.

Adapun tugas internal audit yang dilakukan auditor adalah melakukan audit internal perusahaan dengan menjamin sistem/manajemen yang ada di perusahaan supaya berjalan sesuai yang diinginkan. Selain itu dengan adanya audit internal dapat menghindari adanya resiko kesalahan, penyalahgunaan, dan kendala dengan mengembangkan efisiensi dan efektivitas perusahaan. Oleh karena itu perusahaan seharusnya menyusun SOP audit internal serta melakukan pengendalian internal audit di dalam perusahaan dnegan tujuan pengembangan perusahaan.

Langkah-langkah dalam Audit internal

Berikut adalah lima langkah utama dalam proses Audit Internal dan bagaimana langkah-langkah tersebut dapat digunakan oleh pemilik proses internal dalam meningkatkan proses mereka.

1) Perencanaan Jadwal Audit.

Bagian terpenting dari suatu proses Audit yang baik adalah memiliki Jadwal Audit yang tersedia agar tiap karyawan kapan setiap proses akan diaudit selama siklus yang akan datang (biasanya jadwal tahunan). Jika Anda tidak memiliki rencana audit dan melakukan audit secara mendadak, hal itu seperti memberikan kesan bahwa manajemen “sudah tidak percaya lagi dengan karyawannya.” Dengan menerbitkan jadwal audit, kesan yang disampaikan adalah bahwa auditor datang untuk membantu pemilik proses untuk melakukan perbaikan. Hal ini dapat memungkinkan pemilik proses untuk menyelesaikan perbaikannya sebelum audit dilakukan, sehingga mereka mendapat informasi berharga tentang hasil pelaksanaan perbaikan yang telah mereka lakukan, atau meminta auditor untuk fokus membantu  mengumpulkan informasi untuk melakukan perencanaan improvement di area lainnya.

2) Perencanaan Proses Audit.

Langkah pertama dalam perencanaan audit adalah mengkonfirmasi dengan pemilik proses kapan audit akan dilakukan. Rencana diatas lebih kepada pedoman seberapa sering proses akan diaudit dan kapan kira-kira akan dilakukan, tetapi dengan mengkonfirmasi memungkinkan auditor dan pemilik proses untuk berkolaborasi dalam menentukan waktu terbaik dan secara bersama-sama meninjau proses yang ada. Auditor dapat meninjau hasil audit sebelumnya dan melihat apakah ada tindak lanjut yang diperlukan pada komentar atau masalah yang sebelumnya ditemukan, dan ketika pemilik proses dapat mengidentifikasi daerah yang perlu perbaikan maka auditor dapat melihat dan membantu pemilik proses untuk mengidentifikasi informasi yang diperlukan. Sebuah rencana audit yang baik dapat memastikan bahwa pemilik proses akan mendapatkan nilai tambah dari proses audit yang dilakukan.

3) Melakukan Audit.

Audit dimulai dengan pertemuan auditor dan pemilik proses untuk memastikan bahwa rencana audit selesai dan siap. Maka ada banyak jalan bagi auditor untuk mengumpulkan informasi selama audit: meninjau catatan, berbicara dengan karyawan, menganalisis data dari proses kunci atau bahkan mengamati proses secara langsung. Fokus dari kegiatan ini adalah untuk mengumpulkan bukti bahwa proses ini berfungsi seperti yang direncanakan dalam SMM, dan efektif dalam menghasilkan output yang dibutuhkan. Salah satu hal yang paling berharga yang auditor dapat lakukan untuk pemilik proses, tidak hanya untuk mengidentifikasi area-area yang tidak berfungsi dengan baik, tetapi juga untuk menunjukkan proses mana saja yang dapat berfungsi lebih baik jika dilakukan perubahan.

4) Pelaporan Audit.

Pertemuan penutupan dengan pemilik proses adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa aliran informasi tidak tertunda. Pemilik proses ingin tahu apakah ada kelemahan yang perlu ditangani, dan juga untuk mengetahui jika ada proses yang bisa di Improve. Ini harus diikuti dengan catatan tertulis sesegera mungkin untuk memberikan informasi dalam format yang lebih permanen untuk membuat tindak lanjut dari informasi tersebut. Dengan mengidentifikasi tidak hanya area-area yang tidak sesuai dengan proses, tetapi juga area positif dan area yang memiliki potensi untuk improvement, pemilik proses akan mendapatkan nilai tambah yang lebih baik dari Internal Audit yang dilakukan, dengan melakukan perbaikan proses dari informasi tersebut.

5) Tindak lanjut atas Masalah atau Perbaikan yang ditemukan.

Seperti banyak standar manajemen mutu, tindak lanjut merupakan salah satu langkah penting. Jika masalah telah ditemukan dan tindakan lanjut perbaikan telah dilakukan, lalu memastikan bahwa temuan tersebut telah diperbaiki dan itumerupakan kunci dari perbaikan. Jika improvement telah selesai dilakukan, kemudian proses berikutnya adalah melihat berapa banyak proses telah meningkat dari sebelumnya.

Dengan menggunakan proses Internal Audit untuk fokus pada membantu untuk meningkatkan proses, dan bukan hanya untuk menjaga kepatuhan, perusahaan dapat melihat nilai lebih dari audit. Perbaikan proses adalah salah satu elemen kunci dari sebuah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, dan harus menjadi salah satu motivator utama dari perusahaan yang ingin menerapkan dan memelihara SMM yang baik. Proses perbaikan tidak hanya membantu dengan efisiensi, tetapi menghemat waktu suatu

GSM Certification salah satu Jasa Sertifikasi ISO Terpercaya di Indonesia, Sudah banyak membantu perusahaan (Kontraktor, Manufaktur, General Services Provider, Pemerintah dan Non Pemerintah, etc) dalam proses Sertifikasi ISO. GSm Certification juga sudah banyak bekerjasama dengan Asosiasi Kontraktor di Indonesia