Tips-Tips Sukses Menghadapi Audit

Tips-Tips Sukses menghadapi Audit

Sebagai pengingat, Audit adalah proses pemeriksaan sistematik dan independen untuk menentukan apakah Perusahaan telah sesuai (dilihat dari dokumen, pelaksanaan, dan rekaman bukti) terhadap standar yang diikuti. Nah, untuk mendapatkan sertifikasi standar tertentu, maka kita perlu di audit oleh pihak ketiga, dalam hal ini yaitu Badan Sertifikasi. Tahapan untuk mendapatkan sertifikasi yaitu harus melalui Audit Stage 1, Audit Stage 2, bila lulus di audit stage 2 maka akan mendapat sertifikat, dan akan secara rutin dilakukan audit surveillance 6 bulan atau satu tahun sekali (tergantung kesepakatan) oleh badan sertifikasi yang memberikan sertifikat.

Nah, lalu bagaimana tips-tips agar lancar dan sukses saat di audit?

Simak tips-tips berikut:

1. Persiapkan semua Dokumen yang dibutuhkan

Audit stage 1 merupakan fase pembuktian kesiapan kita. Maka perlu dilakukan persiapan terkait Dokumen yang dibutuhkan oleh standar, telah dilaksanakan di lapangan minimal 3 bulan, dan tersedia bukti pelaksanaannya. Dalam audit stage 1, ketersediaan dokumen adalah hal wajib. Maka siapkan baik-baik terkait kesesuaian dokumen.

Misal di ISO 14001, maka siapkan Manual Lingkungan, SOP IADL, SOP Identifikasi dan Evaluasi Peraturan, SOP Komunikasi, SOP Operasional Kontrol, SOP Tanggap Darurat, SOP Internal audit, SOP Pengukuran dan Pemantauan Lingkungan, Jodesk, komptensi, dan data training terkait Lingkungan, SOP Pengendalian Dokumen, dan SOP Tinjauan Manajemen. Jangan lupa lengkapi juga form-form terkait. Jangan sampai meminta Badan Sertifikasi untuk datang, padahal kita sendiri belum siap.

2. Siapkan Ruangan Audit dengan Baik

Hal ini sangat penting, karena terkait dengan peletakan dokumen, agar mudah dicari dan diambil ketika sedang di audit. Jangan sampai ruangan terlalu sempit, panas, dan berisik.

3. Jangan Grogi

Di beberapa kasus, Grogi merupakan salah factor yang membuat auditee panic, sehingga salah memberikan jawaban, atau dokumen. Temuan pun diterbitkan oleh Auditor. Nah, cara supaya tidak grogi saat audit adalah perbanyak latihan. Latihan ini bisa berupa audit internal, yang dilakukan oleh tim internal di perusahaan. Atau melakukan simulasi audit dimasing-masing departemen 1 minggu dan 3 hari sebelum audit oleh pihak eksternal dilaksanakan.

4. Jujur

Audit stage 1 bertujuan untuk melihat apakah Perusahaan siap atau belum siap. Jadi hasil akhirnya adalah Perusahaan direkomendasikan untuk audit stage 2, atau Perusahaan tidak direkomendasikan. Di banyak kasus, badan sertifikasi pasti akan merekomendasikan Perusahaan. Walaupun temuan audit stage 1 ini banyak. Temuan dalam audit stage 1, dikategorikan menjadi 2 yaitu Kritikal dan Tidak Kritikal. Kritikal ini akan berpotensi menjadi major apabila tidak diperbaiki oleh Perusahaan sebelum audt stage 2, sementara Temuan Tidak Kritikal dapat berpotensi menjadi minor jika tidak ditindak lanjuti.

GSM Certification salah satu Jasa Sertifikasi ISO Terpercaya di Indonesia, Sudah banyak membantu perusahaan (Kontraktor, Manufaktur, General Services Provider, Pemerintah dan Non Pemerintah, etc) dalam proses Sertifikasi ISO. GSm Certification juga sudah banyak bekerjasama dengan Asosiasi Kontraktor di Indonesia