Lima Langkah Utama Dalam Audit Internal ISO 9001

Langkah Langkah Utama Dalam Audit Internal ISO 9001

Banyak perusahaan melihat proses yang diperlukan untuk Audit Internal sebagai suatu proses yang tidak diinginkan untuk menerapkan ISO 9001. Mereka berpikir itu merupakan formalitas, tidak menyadari bahwa Audit Internal dapat jauh lebih efektif jika melihat proses nya terlebih dahulu. Paling buruk, Auditor Internal dipandang sebagai suatu yang menakutan, sehingga harus melindungi masing masing departemen dengan menyembunyikan data penting atau secara langsung menggunakan informasi palsu.

 

Langkah langkah audit internal Langkah-Langkah Dalam Audit Internal

Audit Internal dapat menjadi cara terbaik untuk mengetahui proses bisnis perusahaan dan untuk membantu mengidentifikasi area untuk perbaikan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, yang dapat membantu proses bisnis perusahaan berjalan lebih baik, lebih cepat, atau lebih efisien. Di bawah ini adalah lima langkah utama dalam proses Audit Internal :

  1. Merencanakan Jadwal Audit.

Bagian penting dari proses yang baik adalah memiliki Jadwal Audit(biasanya jadwal tahunan). Jika Anda tidak memiliki rencana dan kemudian audit mendadak, pesan yang diberikan dari manajemen adalah “Kami tidak mempercayai karyawan kami.” Dengan mengkomunikasikan jadwal audit, pesannya adalah bahwa ini dimaksudkan sebagai dukungan dari  manajemen dan ada auditor ada di sana untuk membantu. Hal ini dapat memungkinkan manajemen untuk menyelesaikan proyek perbaikan yang mereka kerjakan sebelum audit, sehingga mereka dapat mengumpulkan informasi tentang implementasi, atau meminta auditor untuk fokus membantu mengumpulkan informasi untuk perbaikan yang direncanakan.

2.      Merencanakan Audit Proses.

Langkah pertama dalam merencanakan audit adalah untuk mengkonfirmasi dengan manajemen ketika audit akan berlangsung. Keseluruhan rencana di atas lebih merupakan pedoman tentang seberapa sering proses akan diaudit, dan kira-kira kapan, tetapi memungkinkan auditor dan manajemen untuk berkolaborasi untuk menentukan waktu terbaik untuk meninjau proses. Auditor dapat meninjau audit sebelumnya untuk melihat apakah tindak lanjut diperlukan, dan manajemen dapat mengidentifikasi setiap area yang auditor dapat lihat untuk membantu manajemen mengidentifikasi setiap prosesnya.  Rencana audit yang baik dapat memastikan bahwa manajemen akan mendapatkan nilai lebih dari proses audit.

 

3.      Melakukan Audit.

harus dimulai dengan rapat manajemen untuk memastikan bahwa rencana audit sudah lengkap dan siap. Kemudian ada banyak jalan bagi auditor untuk mengumpulkan informasi selama audit: meninjau catatan, berkomunikasi dengan karyawan, dan menganalisis proses utama. Fokus dari kegiatan ini adalah untuk mengumpulkan bukti bahwa proses berfungsi sebagaimana direncanakan dalam Sistem Manajemen Mutu, dan efektif dalam menghasilkan hasil yang dibutuhkan. Salah satu hal paling penting yang dapat dilakukan auditor untuk manajemen adalah tidak hanya mengidentifikasi area yang tidak memiliki bukti terdokumentasi bahwa mereka berfungsi dengan baik, tetapi juga untuk menunjukkan area dari suatu proses yang dapat berfungsi lebih baik jika perubahan dibuat.

4.  Pelaporan Audit.

Pertemuan terakhir/ penutupan dengan manajemen adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa arus informasi tidak tertunda. Manajemen akan ingin mengetahui apakah ada kelemahan yang perlu ditangani, dan juga untuk mengetahui apakah ada area yang mungkin diperbaiki. Ini harus diikuti dengan catatan tertulis sesegera mungkin untuk memberikan informasi dalam format yang lebih permanen untuk memungkinkan tindak lanjut dari informasi. Dengan mengidentifikasi tidak hanya area yang tidak sesuai dari proses, tetapi juga area positif dan area yang potensial, manajemen akan mendapatkan nilai yang lebih baik dari Audit Internal, yang akan memungkinkan untuk perbaikan proses.

 

5.      Tindak Lanjut Masalah atau Perbaikan Ditemukan.

Seperti banyak diketahui, tindak lanjut adalah langkah penting. Jika masalah telah ditemukan dan tindakan korektif telah dilakukan, pastikan bahwa masalah tersebut benar-benar telah diperbaiki. Jika tindakan perbaikan telah diselesaikan dari peluang yang diidentifikasi dalam audit, maka melihat seberapa banyak proses yang telah meningkat karena ada nya tindakan perbaikan,  merupakan pengalaman yang bagus untuk perbaikan di masa depan. Fokus pada peningkatan proses untuk mendapatkan hasil maksimal dari Audit Internal. Dengan menggunakan proses Audit Internal untuk fokus membantu meningkatkan proses, dan tidak hanya untuk menjaga kepatuhan, perusahaan dapat melihat lebih banyak nilai dari audit. Peningkatan proses adalah salah satu elemen kunci dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, dan harus menjadi salah satu tujuan  utama perusahaan yang ingin menerapkan dan mempertahankan Sistem Manajemen Mutu yang baik. Peningkatan proses tidak hanya membantu efisiensi, tetapi juga menghemat waktu dan uang dalam prosesnya. Jika digunakan dengan benar, Audit Internal, alih-alih menjadi “sesuatu yang diperlukan,” dan dapat menjadi salah satu kontributor terbesar terhadap perbaikan proses dalam Sistem Manajemen Mutu.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error: Content is protected n_n