Apakah ISO 9001 memerlukan prosedur untuk mengatasi risiko dan peluang?

ISO 9001Apakah ISO 9001 memerlukan prosedur untuk mengatasi risiko dan peluang?

Dengan peluncuran ISO 9001: 2015, ada persyaratan baru untuk identifikasi dan penilaian risiko dan peluang untuk Sistem Manajemen Mutu (SMM). Persyaratan baru ini telah membawa kebingungan bagi perusahaan bukan hanya tentang apa yang perlu dilakukan, tetapi juga apa yang perlu didokumentasikan berkaitan dengan risiko dan peluang untuk SMM.Dalam artikel ini berisi tentang apa yang diperlukan dan apa yang bermanfaat bagi perusahaan.

 

 

Apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh ISO 9001: 2015?

Dalam klausul 6.1 dari standar, ada beberapa kegiatan yang perlu dilakukan berkaitan dengan risiko dan peluang Sistem Manajemen Mutu (SMM):

Identifikasi risiko dan peluang

  • Apa yang perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu (SMM) membangun hasil yang diinginkan, mencegah atau mengurangi hasil masalah, dan mencapai perbaikan?

Rencanakan tindakan yang diperlukan

  • Tindakan apa yang perlu di ambil untuk mengatasi risiko dan peluang yang diidentifikasi?

Integrasikan ke dalam SMM

  • Bagaimana program ini dapat terintegrasi ke semua sistem perusahaan?

Evaluasi keefektifan

  • Bagaimana tahu apakah tindakan yang dilakukan telah berhasil, atau apakah mereka perlu diperbarui? Ini melibatkan analisis informasi (bagian 9.1.3) dan tinjauan manajemen untuk menilai efektivitas (bagian 9.3.2).

Apakah prosedur yang terdokumentasi diperlukan?

Penting untuk dicatat dalam persyaratan di atas bahwa tidak ada perintah untuk mendokumentasikan informasi untuk langkah-langkah ini. Standar itu sendiri tidak menyatakan bahwa perusahaan perlu mendokumentasikan apa pun yang berkenaan dengan risiko dan peluang, hanya saja perusahaan harus melakukan proses pada bagian di atas, serta memperbarui risiko dan peluang sebagai hasil dari ketidaksesuaian proses (bagian 10.2 ).

Misalnya, perusahaan dapat memilih untuk menilai risiko dan peluang pada saat rapat manajemen, mengidentifikasi risiko, memutuskan apa yang akan dilakukan, dan memastikan bahwa semua karyawan terlibat dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM), dan perusahaan kemudian dapat mengklaim sudah memenuhi persyaratan ISO 9001 :  2015, meskipun tidak ada yang tertulis.

Jadi, Apakah prosedur yang terdokumentasi diperlukan? Jawabannya, menurut ISO 9001: 2015, prosedur terdokumentasi tidak diperlukan, tetapi perusahaan mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda untuk mendokumentasikan informasi dan catatan mengenai risiko dan peluang Sistem Manajemen Mutu (SMM).

Mengapa harus memiliki prosedur terdokumentasi?

Meskipun standar ISO 9001: 2015 tidak memerlukan prosedur terdokumentasi, ada beberapa contoh di mana memiliki prosedur terdokumentasi merupakan cara penting untuk memastikan konsistensi.

Sebagai contoh: Apakah ini proses baru? Jika Anda telah melakukan analisis SWOT bisnis selama bertahun-tahun, dan kemudian menggunakannya  untuk memenuhi persyaratan ISO 9001: 2015, maka tidak perlu  prosedur. Namun, jika ini adalah proses baru untuk perusahaan , maka prosedur yang terdokumentasi  dapat membantu untuk mendokumentasikan apa yang akan di lakukan agar tidak hanya konsisten, tetapi juga membantu mengidentifikasi cara-cara untuk meningkatkan proses bisnis.

 

Kami GSM Certification  dapat membantu perusahaan anda, untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 dengan waktu yang relatif lebih singkat

Apakah karyawan baru terlibat dalam proses ini? Bahkan jika perusahaan telah mendokumentasikan prosedur untuk waktu yang lama, jika ada karyawan baru dalam perusahaan, itu dapat membantu para karyawan baru ini untuk memahami prosedur tersebut jika itu ditulis/didokumentasikan. Apakah itu akan membuat integrasi menjadi lebih mudah? Ketika menentukan rencana untuk mengatasi risiko dan peluang, dan bagaimana mengintegrasikannya ke dalam kegiatan SMM, prosedur terdokumentasi berguna untuk menjelaskan tentang bagaimana risiko ini ditentukan  dan untuk menjelaskan alasan kepada mereka yang tidak terlibat dalam identifikasi awal; namun, masih perlu menerapkan perubahan di seluruh organisasi. Akankah ini membantu ketika meninjau untuk keefektifan? Ini tidak hanya berlaku untuk prosedur terdokumentasi, tetapi juga untuk mendokumentasikan risiko dan peluang yang  di identifikasi dan rencana untuk mengatasinya. Penting untuk memikirkan bagaimana perusahaan akan menilai efektivitas perencanaan dan tindakan yang akan diambil jika perusahaan belum mendokumentasikan prosedur.

 

Pikirkan sebelum perusahaan membuat keputusan untuk tidak mendokumentasikan prosedur. Sebelum membuat keputusan bahwa prosedur terdokumentasi tidak akan bermanfaat bagi perusahaan, prosedur terdokumentasi yang singkat dan sederhana dapat sangat membantu karyawan, jika dilakukan dengan benar. Ingat, prosedur yang terdokumentasi dari Sistem Manajemen Mutu dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam bekerja, jadi luangkan waktu untuk memastikan bahwa perusahaan membuat informasi yang bermanfaat yang didokumentasikan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error: Content is protected n_n